Sales and Operations Planning (S&OP), satış ve operasyon planlaması, belirli bir olgunluğa ulaşmış şirketlerin uyguladığı bir süreçtir. Ancak bu süreçten verim alınabilmesi için bazı kritik başarı faktörlerine dikkat etmek gerekir. Bu yazıda, S&OP süreçlerinde benim gözlemlediğim önemli püf noktalarını paylaşmak istiyorum.
1. Veri Tutarlılığı: “One Set of Numbers”
Tüm departmanların aynı veri setini kullandığından emin olun. Doğru ve güncel veriler olmadan S&OP’nin etkili çalışması mümkün değildir. Bu, basit bir madde gibi görünse de en sık karşılaşılan ve düzeltilmesi en zor olan problemlerden biridir.
Örnek: Satış ekibi, üst yönetime ve finans departmanına daha muhafazakâr bir rakamı bütçe olarak sunarken, kendi iç hedefi için daha yüksek bir rakam belirleyebilir ve bu rakamı tedarik zinciri ekibiyle paylaşabilir. Bu durum, farklı ekipler arasında uyumsuzluğa neden olur.
2. Ekipler Arası Koordinasyon
Satış, lojistik ve üretim ekipleri arasındaki iş birliğini teşvik edin. Tüm paydaşların süreçte aktif rol almasını sağlayın. Ara kademeleri mümkün olduğunca azaltarak işi yapan kişilerin doğrudan toplantılara katılmasını organize edin.
Toplantılarda amacınızın “üzüm yemek, bağcıyı dövmek değil” olduğunu açıkça ifade eden bir yaklaşım benimseyin. Bu tutum, ekiplerin çözüm odaklı çalışmasına yardımcı olacaktır.
3. Esnek Planlama
Piyasa koşullarına ve beklenmedik değişikliklere hızlı adapte olabilen bir planlama yapısı oluşturun. S&OP süreçleri genellikle aylık toplantılarla yönetilir ve bu toplantılarda tahminler, üretim planları revize edilir. Ancak acil durumlarda bir sonraki toplantıyı beklemek geç olabilir.
Bu nedenle, sürece acil durumlar için “hızlı çözüm toplantıları” entegre edin. Bu, operasyonel esnekliği artıracaktır.
4. Teknoloji Kullanımı
S&OP süreçlerini destekleyen birçok yazılım mevcuttur. Bu yazılımlar, Excel ile yapılan S&OP çalışmalarına kıyasla çok daha verimli olabilir. Ancak yazılım satın almadan önce şu iki faktörden emin olun:
- Doğru kişiler: S&OP sürecini yönetecek ekibin bilgi ve deneyimi uygun olmalıdır.
- Doğru veri: Kullanılacak veri setleri hatasız ve güncel olmalıdır.
Aksi takdirde, yazılım süreçlerin daha da karmaşık hale gelmesine neden olabilir.
5. Doğru Tahmin Toplama
S&OP tahminlerinin, şirket içindeki en doğru bilgiye sahip kişiler tarafından yapılması hatayı en aza indirecektir. Genellikle bu kişiler, müşterilerle doğrudan temas eden satış ekipleridir. Ancak bu ekiplerin tahminlerini doğru bir şekilde yapabilmesi için sıkı bir eğitim ve süreç takibi gereklidir.
Tahminlerin hangi detay seviyesinde (SKU, ürün grubu, müşteri, sektör, bölge kırılımlı) toplanacağına, sürecin başında karar verin. Ayrıca, satış ekiplerine geçmiş satış verileri, bütçeler ve sezonsallık gibi bilgilerle desteklenmiş bir tahmin toplama aracı sunun. Tahmin doğruluğunu kişi bazında ölçerek bunu bir anahtar performans göstergesi (KPI) haline getirin.
6. Ağrıyan Noktaları Tespit Edin
S&OP sürecini kurmadan önce veya mevcut süreci iyileştirmeye başlamadan, dışarıdan bir gözle sürecin en çok zorlandığı noktaları belirlemeye çalışın. Çalışmayan kısımları ve bu sorunların nedenlerini net bir şekilde anlamak, çözüm geliştirme sürecinizin temelini oluşturacaktır. Bu noktada, çevrenizden veya internet üzerinden bulacağınız başarılı uygulama örneklerinden faydalanabilirsiniz. Ancak, çözüm sunmak yerine yalnızca elindekini pazarlamaya çalışan kişilerden mümkün olduğunca uzak durun. Gerek duyduğunuzda, bu konuda uzman bir ekipten destek almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.